Maison Mère occupe les édifices et installations conventuelles historiques des Petites Franciscaines de Marie (PFM) à Baie-Saint-Paul, un ensemble patrimonial classé parmi les plus importants de Charlevoix et du Québec. Havre de culture et incubateur de projets socio-économiques, touristiques et horticoles, Maison Mère offre aux résidents et visiteurs un contact vivant avec le patrimoine légué par les PFM à la population de Baie-Saint-Paul, et propose une expérience unique inspirée de l’œuvre des PFM partout dans Charlevoix. Entre autres, on y retrouve un parcours muséal et une programmation culturelle, diverses formes d’hébergement alternatif, un espace de cotravail, des locaux pour les groupes sociaux et culturels, des entrepreneurs en économie sociale, un café, des services aux locataires, occupants, utilisateurs et visiteurs, etc.

Ce poste vise à apporter un soutien administratif et logistique aux divers services de Maison Mère ainsi qu’à tout autre occupant ou utilisateur directement ou indirectement lié à l’établissement, et ce selon les mandats confiés par la direction générale. Plus précisément, l’adjointe administrative devra :

 

Pour la direction générale :

 

·         Assurer l’organisation logistique et technique de toute rencontre ou réunion des services concernés (préparation des avis de convocation, ordres du jour et mise en page des procès-verbaux, correspondance avec les membres du conseil d’administration, gestion du livre des minutes, organisation des assemblées générales annuelles et spéciales des membres, réservation de salle, etc);

·         Coordonner la mise en page et la préparation de tout dossier de demande de subvention;

·         Assurer la mise en forme et l’envoi de documents;

·         Assurer la mise à jour de diverses listes;

·         Assister à diverses réunions de travail et de coordination, et agir comme secrétaire de réunion au besoin;

·         Assurer la gestion des documents, la mise à jour du système de classement des dossiers, la création de la structure des dossiers informatiques partagés, archivage, etc

·         Assurer la gestion des fournitures de bureau

·         Toute autre tâche telle que spécifiée par la direction générale.

 

Pour le service des finances:

 

·         Procéder à la facturation et à la gestion des comptes clients;

·         Veiller à l’encaissement de l’ensemble des paiements, traiter les comptes fournisseurs, et effectuer le recouvrement des comptes clients;

·         Préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à la banque;

·         Préparer différents rapports gouvernementaux;

 

Pour le service des opérations et de la régie:

 

·         Apporter un soutien logistique et opérationnel à toute demande d’information relative aux réservations de salles, de locaux ou d’espaces extérieurs de Maison Mère (touristiques, scolaires, corporatifs, privés, mariages civils et réceptions, etc) ;

·        Compiler diverses données, statistiques de fréquentation ou autres selon les paramètres déterminés par les divers services concernés; compiler, etc.

 

PROFIL RECHERCHÉ, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

 

Le/la titulaire idéal.e pourrait :

 

·         Posséder des d’études collégiales ou professionnelles dans un domaine lié à l’administration, la comptabilité, le secrétariat ou autre ;

·         Maîtriser les logiciels utilisés dans la suite Office et autres ;

·         Maîtrise du français écrit (orthographe et grammaire) ;

·         Être professionnel, polyvalent, méthodique, rigoureux, autonome, responsable, discret et disponible pour travailler sur des horaires flexibles.

 

Cette liste est présentée à titre indicatif des types de formation et d’expérience dont devrait disposer une personne souhaitant occuper ce poste. Il est par ailleurs fort possible que d’autres combinaisons permettent à un individu de combler ce poste adéquatement. Alors, si vous avez de l’intérêt pour Maison Mère, et pensez pouvoir contribuer à son développement, nous voulons vous rencontrer.

CONDITIONS ET AVANTAGES

 

• Type d’emploi : Permanent à temps partiel;

• Salaire et conditions à discuter;

• Avantages sociaux : Assurance collective, possibilité de contribution à un REER, stationnement gratuit, etc.